Hoe een succesvolle digitale persconferentie organiseren?

Virtuele persconferenties. Het werd door de coronacrisis een vast begrip in de mediawereld. Het is een ideale manier om je nieuwswaarde tot bij de media te brengen. Maar hoe organiseer je dat nu zo’n succesvolle digitale persconferentie? Wavemakers has got you covered en geeft je de 6 essentials mee. 

1. Essential #1: Kies het juiste platform

Om een digitale persconferentie te organiseren heb je in eerste instantie een goed platform nodig. Kies een gepast platform op basis van jouw doelstellingen. Is jouw doel toegankelijkheid en zoveel mogelijk mensen bereiken? Kies dan voor een livestreamtool zoals Youtube of Facebook. Is de persconferentie enkel bedoeld voor een beperkte selectie van journalisten? Opteer dan voor een vergadertool zoals Zoom, Google Hangouts of Teams of een livestream die je enkel op uitnodiging kan volgen. Bij de meeste tools is het mogelijk om een presentatie te delen en de persconferentie op te nemen.

2. Essential #2: Zorg voor een digitale persmap

Net zoals bij een fysieke persconferentie is het belangrijk om de journalisten te voorzien van een persmap. Stuur dus op voorhand jouw digitale persmap, eventueel onder embargo, op naar de aangemelde journalisten. Zorg dat beelden in hoge resolutie en het persbericht makkelijk te downloaden zijn. Maak van dat moment ook gebruik om hen te herinneren aan het geplande persmoment.

3. Essential #3: Een stabiele internetverbinding

Het lijkt evident maar een stabiele internetverbinding is een absolute must. Niets is vervelender dan een plotse storing. Check ruim op tijd of je een goede connectie hebt. Voor de zekerheid kan je gebruik maken van een vaste internetkabel.

4. Essential #4: Zorg voor een duidelijke presentatie

Voorzie een heldere presentatie die de communicatieboodschap duidelijk overbrengt. Keep it simple and short.

Zorg dat het visuele aspect een toegevoegde waarde heeft  en geen afleiding. Een infographic kan interessant zijn maar een nietszeggende afbeelding laat je best achterwege. De presentatie bezorg je nadien aan de aanwezige journalisten samen met de opgenomen persconferentie. Op die manier maak je het voor hen makkelijker en heb je een extra kans om af te toetsen of ze nog specifieke info nodig hebben.

5. Essential 5#: Test de persconferentie op voorhand

Om zeker te zijn dat alles vlekkeloos verloopt, plan je op voorhand een test in. Bereid de woordvoerders voor, ga door de presentatie en leg enkele afspraken vast zoals wie de inleiding voor zich neemt, of je alle microfoons van de journalisten op mute zet tijdens de persconferentie, hoe de Q&A verloopt enzovoort. Vergeet geen moderator aan te duiden tijdens de persconferentie.

6. Essential #6: Plan time slots in voor interviews

Als er interviewmogelijkheden zijn, plan je deze best op voorhand in. Vraag in de invite alvast naar de interesse voor interviews. Plan nadien een time slot in en bezorg de bevestiging aan de journalist met een link naar de videocall voor het interview of het de woordvoerder. De time slots vinden best aansluitend na de persconferentie plaats.

Tips nodig over hoe je best interviews aanpakt? Lees hier snel verder of stuur ons een bericht. We would love to Make.Things.Move for you!